Als Existenzgründer oder Unternehmer kann man die digitalen Möglichkeiten für sich arbeiten lassen. Gerade Buchhaltung oder das Datenmanagement sind Arbeitsbereiche die Sorgen bereiten können. Wieso soll man sich mit diesen Themen belasten, wenn es dafür Speziallösungen gibt? Außerdem ist es meistens teurer sich selbst um diese Aufgaben zu kümmern. Für fast jedes unternehmerische Problem gibt es im Netz die passende Antwort. Jeder kennt zum Beispiel „Dropbox„, sie gehört mittlerweile zu jedem „Haushalt“. Wieso also nicht seinen „Werkzeugkoffer“ erweitern und die Chancen nutzen und außerdem noch ein wenig Geld sparen.

Online-Buchhaltung

Schon geht es um eines der zentralen Unternehmerthemen, das Geld. Wie viel Zeit und Nerven investiert man, wenn es um die Buchhaltung geht. Dafür gibt es zwei Lösungen, die Erste heißt SevDesk.com. In der Basisversion ist diese Software kostenlos. Die Finanzbuchhaltung ist grundsätzlich dabei. Darüber hinaus kann der User mit der Software Rechnungen stellen, Kundendaten verwalten sowie Berichte erstellen und Artikel verwalten. Auch die üblichen Formulare für das Finanzamt werden unterstützt.

Mit der Pro-Version ist es möglich Aufträge zu bearbeiten, mehrere Benutzer anlegen und eigene Vorlagen einbinden. Das Programm kostet 190 Euro pro Jahr, monatlich wären dies 15,83 Euro. Für 45 Euro (jährlich) können die Benutzerrollen verwaltet werden und 25 € werden fällig, wenn das Programm in mehreren Unternehmen verwendet werden soll.

Das 2te Programm, das wir hier als Branchen-Beispiel nennen wollen, ist unter der Dachmarke „Lexware“ bereits bekannt und heißt Lexoffice. Über Lexoffice ist es möglich, Rechnungen zu erstellen. Zusätzlich dazu werden Mahnungen automatisch erstellt und versendet. Im Gegensatz zu Cashctrl sind die Finanzamtsvorlagen integriert. In verschiedenen Abstufungen (Zusatzfunktionen) kostet Lexoffice zwischen 6,90 € monatlich und 14,90 €. Beide Programme sind auch als App verfügbar. So das man jederzeit seine Finanzen im Blick hat.

Online-Backup

Wer digital arbeitet, darf natürlich die Backups nicht vernachlässigen. Verlorene Daten können eine geschäftliche Katastrophe bedeuten und hohe Kosten nach sich ziehen, auch im Sinne eventueller Einnahmen-Verluste. Die Kosten hängen vom jeweiligen Schaden ab. Am besten sollten die Daten extern gespeichert werden.

Auch für dieses Thema gibt es Cloud-basierte Lösungen. Eine der Lösungen heißt „Datentresor“ von dogado. Für 14,90 € (monatlich) bekommt man zwar unbegrenzten Speicherplatz aber dafür eine begrenzte Anzahl an möglichen Backups. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert und so übertragen dass die Änderungen aufgezeichnet werden. Alle anderen Daten werden nicht noch einmal übertragen.

Die Backups werden automatisch ausgeführt. Sollte etwas schief gehen, wird man per Mail benachrichtigt. Zusätzlich kann man ein Server Backup (89,90 €) erstellen uns somit diverse Anwendungen (inklusive Datenbank) absichern. iBackup bietet für 10 US-Dollar mehrere Accounts, sowie Datenbankbackups und einen Webmanager. Die monatlichen Kosten werden nach verbrauchten Speicherplatz (gestaffelt) berechnet. Darüber hinaus kann man Hybridbackups anfertigen, das nur zusammen ausgelegt werden können.

Online-Umfragen

Für die nächste Produktentwicklung ist es einfacher, die eigenen Kunden zu befragen statt im Nebel herumzustochern. Dafür gibt es Umfragetools. Das Bekannteste ist Surveymonkey. Die freie Variante erlaubt nur 100 Antworten bei 10 Fragen. Der Support ist nur per Mail möglich. Die anderen Varianten können bis zu 1000 Antworten und mehr liefern. Außerdem bietet es Textanalysen, eigene Designs und auch einen Telefonsupport. Die Kosten können bis zu 900 Euro (pro Jahr) betragen. Der andere Anbieter heißt Polldaddy und ermöglicht grundsätzlich so viele Beantwortungen der Umfragen, wie möglich sind. Alle Medien (Bilder und Co.) können eingebunden werden sowie QR-Codes erzeugt werden. Die Kosten für Polldaddy liegen zwischen 29 und 99 US-Dollar. Bei jährlicher Zahlweise zahlt man entweder 200 oder 899 US-Dollar.

Die Umfrage ist erstellt aber wie sollen die Kunden davon erfahren? Dafür gibt es Massenmailer. Mailchimp bietet einen Basis-Account mit 2.000 Empfängern und vier Mailings im Monat an. Darüber hinaus kann der Mailer auch an bestehende Webseiten angebunden werden und bietet die entsprechenden Statistiken an. Ein anderer Anbieter ist Rapid Mail. Die Kosten beginnen bei 16 Euro je Mailing. Außerdem bietet Rapid Mail verschiedene Editoren und auch eine Blacklist an. Auch der Import der Empfängerlisten ist dabei.

Online-Dokumentenverwaltung

Für Webworker ist das Online arbeiten Pflicht, daher müssen die Dokumente auch überall verfügbar sein. Confluence (ehemals Doctape) bietet Teamkalender, alle verschiedenen Dokumententypen, einen internen Blog sowie die Unterteilung in verschiedene Arbeitsbereiche. Ebenso gibt es die Option die Software auch auf eigenen Servern zu installieren. Falls etwas verloren geht, gibt es die Dateiversionsverwaltung. Die Kosten beginnen bei 10 Dollar und können sich auf bis zu 1.000 USD belaufen und hängen von der Userzahl ab. Der zweite Anbieter heißt OnlyOffice und ist für Desktop-Nutzer sowie in der Community-Edition (maximal 20 User) kostenfrei. Die Editoren bieten auch alle gängigen Formate wie Textverarbeitung usw. an. Alle anderen Tarife wie Cloud-Lösung und Serverinstallation sind kostenpflichtig. Die Kosten werden wie bei Confluence nach Usern abgerechnet.

E-Learning in der Cloud

Im Geschäftsleben ist Wissen Geld wert. Daher ist es empfehlenswert auf dem neuesten Stand zu bleiben. Dafür gibt es die entsprechenden Online-Kurse wie die von Docebo oder WIZIQ. Beide Anbieter haben vorbereitete Kurse im Programm, bieten aber auch die Möglichkeit eigene Kurse zu erstellen. Für Abteilungen oder Teams kann man „Klassenräume“ anlegen. Auch die Anbindung an Webseiten ist möglich, ebenso wie Mobiles lernen. WIZIQ bietet ein Mentorenprogramm an, um die Studierenden aktiv zu unterstützen. Die Kosten hängen von den Userzahlen un dem Lerntyp ab. WIZIQ beginnt bei 25 Usern und 396 USD pro Jahr, Docebo hingegen beginnt bei 50 Usern und 1700 USD. Einziger Nachteil ist bei beiden Anbietern, dass die Plattformsprache Englisch ist.

Das digitale Leben bietet für Unternehmen neue Möglichkeiten um seinen (oder ihren) Gewinn zu verbessern. Dabei ist es nur eine Frage der Zeit, die man bereit ist, dafür zu widmen. Die Vorteile überwiegen in jedem Fall, die Risiken. Was man nicht vernachlässigen darf, ist das alle Unterlagen ortsunabhängig sind und nicht alles in einem Büro liegen müssen.